Registratie/ Aannamebeleid

Vrijeschool De Berkel en Vrije School De Zonnewende coördineren de aanmeldingen van kleuters gezamenlijk. Op het registratieformulier kunt u uw voorkeur voor een school aangeven.

> Download het registratieformulier

Aannameprocedure voor kleuters

• Begin september en begin maart hebben de scholen een Open middag. Ouders kunnen zich daarvoor bij een van de scholen aanmelden.
• Wanneer hun kind twee jaar oud is kunnen ouders hun kind centraal registreren voor toelating. Dat kan tot het moment dat het besluit tot plaatsing (zie verder) valt.
• Voorwaarde voor inschrijving is dat ouders het informatiemoment op school (in april of in oktober) hebben bezocht.
• Het aantal plaatsingen in de kleuterklassen in enig schooljaar is afhankelijk van de omvang van de toekomstige eerste klassen (56 leerlingen bij twee klassen) waar die kleuters in terecht gaan komen.
• De geregistreerde kinderen zonder voorrang worden in twee cohorten van een half jaar verdeeld.
• Cohort 1 omvat de kinderen geboren in oktober tot en met maart.
• Cohort 2 omvat de kinderen geboren in april tot en met september. 
• Geregistreerde kinderen met voorrang (zie verder) worden geplaatst.
• Voor elk cohort worden de beschikbare plekken berekend met de formule
• 56/2 – het aantal kinderen met voorrang in het betreffende cohort.
• Voor cohort 1 beslist de school in de maand mei over plaatsing (zie schema).
• Voor cohort 2 beslist de school in de maand november over plaatsing (zie schema).
• Als er in een cohort meer aanmeldingen dan beschikbare plaatsen zijn vindt loting plaats.

Schema aanmelding en plaatsing (voorbeeld voor de lichting van klas 1 in 2027/2028) 

Voorrangsregeling

Bij voorrang worden geplaatst in deze volgorde, mits tijdig aangemeld:

1. Broers en zussen van al geplaatste leerlingen
2. Kinderen in het huisgezin op één adres van al geplaatste leerlingen
3. Kinderen van medewerkers van De Berkel en De Zonnewende
4. Kinderen van medewerkers van Vrijeschool Zutphen VO
5. Kinderen uit de aan de school verbonden peuterklassen (Morgenzon en Morgenster)
6. Kinderen die verhuizen vanuit een andere vrijeschool

Aanmeldingsprocedure

• Ouders melden hun kind op een centraal punt aan d.m.v. het volledig ingevulde registratieformulier te mailen naar aanmelden@vrijeschoolzutphen.nl.
• De ouder geeft een voorkeur aan voor een van de scholen.
• Tijdens de lotingsprocedure wordt geen rekening gehouden met de voorkeur. 
• Na inloten is de verdeling naar voorkeur meestal niet passend. Daarom vindt er na inloten een tweede loting plaats voor de school met teveel plaatsingen. De uitgelote leerlingen komen niet op de school van hun keuze, maar gaan naar de andere school.
• Uitgezonderd van de loting zijn leerlingen van de categorieën 1 t/m 4 van de voorrangsregeling.
• Ouders wier kind is uitgeloot kunnen ervoor kiezen hun kind op een centrale wachtlijst te plaatsen.

Informatiemiddag 

Ouders van kinderen die geregistreerd zijn én geplaatst kunnen worden, ontvangen een uitnodiging voor een informatiemiddag wanneer hun kind 3 jaar oud is. Deze informatiemiddagen zijn alleen bedoeld voor ouders die na de registratie bericht hebben ontvangen dat er plek is voor hun kind.
Tijdens de informatiemiddag geeft een kleuterjuf informatie over onze visie op het onderwijs en op het kleuteronderwijs in het bijzonder. Doordat de informatiemiddag plaatsvindt in de kleuterklas kunt u direct de sfeer proeven van de kleuterklas. U wordt daarnaast rondgeleid door het gebouw, waarbij u een aantal klaslokalen en onze mooie grote zaal met het toneel kunt zien.  
Tijdens de informatiemiddag zijn ouders welkom, liefst zonder de kinderen. Onze ervaring is dat het voor ouders lastig is om informatie op te nemen en vragen te stellen als de kinderen erbij zijn.
Voorwaarde voor inschrijving is dat ouders de informatiemiddag hebben bezocht.

Lotingsprocedure

• De loting wordt verricht door een notaris.

Tussentijdse instroom

• Jaarlijks in mei vragen de scholen aan de ouders op de wachtlijst om te bevestigen dat hun kind op de wachtlijst blijft staan. Bij geen reactie binnen twee weken wordt het kind van de wachtlijst verwijderd.
• Als er een plaats in enige klas beschikbaar komt plaatst de school eerst de kinderen met voorrang. De school toetst voor plaatsing of ze aan een eventuele ondersteuningsbehoefte van de leerling kan voldoen.
• Vervolgens wordt geloot onder de leerlingen op de wachtlijst voor de betreffende klas of voor het betreffende kleutercohort van een geheel jaar. 
• Deze loting gebeurt door een van de medewerkers van de scholen onder toeziend oog van een van de directeuren.

Uit dit beleid volgt dat pas in oktober 2022 weer leerlingen van twee jaar oud kunnen worden geregistreerd.
De lichtingen 1e klas tot en met 2026/2027 zijn geheel gevuld. 
Voor de lichting 1e klas in 2027/2028 waren voor de registratiestop waren al een aantal leerlingen geregistreerd. Deze leerlingen behouden hun plaatsing.

Aanname 

Wanneer uw kind 3,5 jaar oud is ontvangt u een mail van de kleuterjuf waarbij uw kind geplaatst is. Middels deze mail wordt u uitgenodigd voor het aannamegesprek. Het aannamegesprek zal plaats vinden, een maand voordat uw kind 4 jaar wordt. Ook ontvangt u een vragenlijst. Deze vragenlijst bevat vragen over de ontwikkeling van uw kind. 
Tijdens het aannamegesprek worden uw wensen en verwachtingen besproken en zullen aan u aanvullende vragen worden gesteld, naar aanleiding van het registratieformulier en de ingevulde vragenlijst. Ook komen in dit gesprek de mogelijkheden en de visie van onze school aan bod. Wij nemen soms ook contact op met de huidige peutergroep en/of kinderopvang zodat we een zo compleet beeld hebben van uw kind. Het aannamegesprek voeren we alleen met ouders/verzorgers dus zonder kinderen erbij.
Vanaf het moment dat het aannamegesprek plaatsvindt, start de wettelijke termijn van 6 weken om eventueel een andere school of onderwijssoort aan te bieden. Wij vinden het van groot belang dat we uw kind het onderwijs kunnen bieden dat het nodig heeft en dat bij uw opvoedingsstijl past. Daarom is onze aannameprocedure uitgebreid en zorgvuldig.
Twee weken na het aannamegesprek (dus twee weken voor de vierde verjaardag) mag het kind samen met één van de ouders anderhalf uur in de kleuterklas op bezoek komen. 
De kleuterjuf krijgt een indruk van het kind en probeert in te schatten of ons vrije schoolonderwijs past bij het kind/gezin. Ouders krijgen de gelegenheid om te ervaren of ze de school passend vinden bij hun opvoedstijl en bij hun kind. 
Wanneer er twijfels zijn bij ouders of kleuterjuf, worden er 2 proefdagen afgesproken. 
Na de 2 proefdagen wordt besloten of het kind wel of niet op school zal gaan instromen. Eventueel vindt er een OT (bespreking met het onderwijsadvies team) plaats. Er is daarna zo nodig een evaluerend gesprek met de ouders. 
Nadat duidelijk is geworden dat het kind op school zal komen, zal de directeur het eerder al door de ouders ingevulde registratieformulier ondertekenen. Het door de directeur ondertekende registratieformulier dient als inschrijfformulier en hiermee is het kind dus definitief ingeschreven bij ons op school. 

Beleid aanname van kinderen jonger dan vier jaar

• Kinderen starten in de kleuterklas als ze 4 jaar zijn geworden. De verjaardag van het kind dat 4 jaar wordt, wordt in de peutergroep of thuis gevierd. Pas als het kind 5 jaar wordt vieren we dat in de kleuterklas.
• Wanneer ouders gebruik willen maken van de wettelijke 10 dagdelen om te wennen, dan doen we dat alleen wanneer dit kind niet in de zelfde periode ook naar een kinderdagverblijf of peutergroep gaat. Dit spreken we zo af, omdat we willen voorkomen dat een kind overvraagt wordt wat betreft het zich aan passen aan verschillende juffies, regels, gewoontes en sferen.
• We stimuleren ouders niet om gebruik te maken van de “wen-dagen”. In onze ogen hebben kinderen tot hun 5e jaar de tijd om ‘het naar school gaan’ rustig op te bouwen. Pas op hun 5e jaar zijn kinderen leerplichtig. 
• Kinderen die na de zomervakantie en voor 1 oktober 4 jaar worden, mogen na de zomervakantie in de kleuterklas starten. Tot aan de verjaardag van het kind mag hij of zij maximaal 2 keer per week een deel van een dag in de klas zijn bijvoorbeeld tot 11.30 uur. (Dit omdat een ochtend bij ons langer duurt dan in het regulier onderwijs)  

We zien deze dagen als “wen-dagen” (maximaal 10). 

Zijinstroom leerlingen

Dit zijn leerlingen die gedurende hun schoolloopbaan veranderen van basisschool. Voor het kennismaken, aanmelding en inschrijving, geldt voor zijinstroom leerlingen ook het bovenstaande. 
Bij het besluit van aanname wordt de informatie van de ouders betrokken, de ervaring van de leerkracht n.a.v. ‘de meeloop dag’ en altijd de informatie van de school van herkomst. In alle gevallen is de Intern Begeleider betrokken bij de aanname van zijinstroom leerlingen om de vraag te beantwoorden of het aanbod van de school past bij de onderwijsbehoefte van deze leerling, op dit moment in deze situatie. 

Ondersteuningsvraag

De school onderzoekt of er een ondersteuningsvraag is en kan hiervoor het Ondersteuningsteam van het SWV inschakelen om in kaart te brengen wat de onderwijs- en ondersteuningsbehoefte van het kind is. Ouders moeten hiervoor toestemming geven. Als zij dit niet doen is plaatsing niet mogelijk. Binnen 6 weken beslist de school over al dan niet inschrijven. Verlening van 4 weken is mogelijk, het kind wordt dan wel tijdelijk geplaatst. Het onderzoek loopt dan wel door.  Indien extra gegevens van de ouders nodig zijn telt de termijn niet door. 
Elke school heeft een schoolondersteuningsprofiel. Het schoolondersteuningsprofiel ondersteunt in de eerste plaats het antwoord op de vraag of een school kan voldoen aan de onderwijsbehoefte van een leerling.  Op basis van het profiel wordt in algemeenheid duidelijk wat de school wel of niet voor een kind kan betekenen. 
De directeur beslist over de aanname na overleg met de leerkracht en indien nodig met de Intern Begeleider. Bij afwijzing zal de school dit schriftelijk motiveren en indien gewenst samen met u naar een andere school zoeken.
 Het besluit wordt u binnen 6 weken medegedeeld. 

Aanname van nieuwe kinderen in de laatste weken voor de zomervakantie

De aanname coördinatoren plannen en voeren aanname gesprekken met ouders van nieuwe kinderen gedurende het gehele jaar. In de laatste twee weken voor de zomervakantie gebeurt dit niet. Om de ouders die hun kind op het laatste moment willen aanmelden tegemoet te komen, wordt een ‘registratieformulier’ en ‘een vragenlijst nieuwe leerlingen’ toegestuurd.
Proefdagen vinden gedurende het gehele jaar plaats, met uitzondering van de laatste twee weken van het schooljaar en de eerste week van het nieuwe schooljaar. Kinderen die aan het einde van het schooljaar zijn aangemeld kunnen in de tweede week twee dagen van het nieuwe school jaar ‘op proef’ in de klas zijn waar zij mogelijk geplaatst worden.  (Alleen in bijzondere omstandigheden wordt hiervan afgeweken.)
De school houdt zich het recht voor om kleuters die 6 weken voor de zomervakantie 4 jaar worden gefaseerd op school te laten komen (twee of drie dagen per week) of pas na de zomervakantie te laten starten. Dit hangt af van de grootte van de kleuterklassen.
Ouders zijn volgens de wet verplicht hun kind minimaal tien weken voor de aanvang van het nieuwe schooljaar (1 augustus) schriftelijk aan te melden. Dit is dus voor half juni van desbetreffende schooljaar. Als het kind tijdig is aangemeld en op 1 augustus nog niet is toegelaten dan biedt de school vanaf 1 augustus een tijdelijke onderwijsplek aan.

Dit aannamebeleid is op 1 juni 2022 van kracht.