Registratie- en plaatsingsprocedure

1. PLAATSINGSPROCEDURE VOOR KLEUTERS

1. Na het bezoeken van een informatiemiddag kunt u uw kind laten registreren.
2. Nadat u de informatiemiddag heb bezocht kunt u uw kind bij ons laten registreren vanaf
    2,5 jarige leeftijd. Het registratieformulier is op aanvraag te verkrijgen             
    (administatie@vrijeschoolzutphen.nl).
3. Uw kind kan geregistreerd worden tot het moment dat het besluit tot plaatsing (zie
     hieronder) valt.
4. In oktober en in april organiseren we een informatie uur voor ouders met kinderen die
    tussen de 2,5 en 3 jaar oud zijn en die nog geen andere kinderen op onze school hebben.
    U wordt dan welkom geheten door de directeur en twee leerkrachten, we geven uitleg
    over de achtergronden van ons onderwijs, er is gelegenheid om vragen te stellen en u
    krijgt een rondleiding door de school.
5. Ieder jaar kunnen we 28 kinderen per kleuterklas plaatsen.
6. De geregistreerde kinderen worden in twee groepen van een half jaar verdeeld:

         . Cohort 1 omvat de kinderen (en nu tussen de 3 jr. en 3,5 jr oud zijn) geboren in
           oktober tot en met maart.
         . Cohort 2 omvat de kinderen (en nu tussen de 3 jr. en 3,5 jr oud zijn) geboren in april
           tot en met september.

7. Voor cohort 1 beslist de school in de maand mei (na de meivakantie) over plaatsing.
    Voor cohort 2 beslist de school in de maand november over plaatsing.
8. Als er in een groep meer registraties dan beschikbare plaatsen zijn, vindt loting plaats. 
     (Zie hieronder 2. Lotingsprocedure)
9. Bij voorrang worden kinderen geplaatst in deze volgorde: 
                      a. Broers en zussen van al geplaatste leerlingen
                      b. Kinderen in het huisgezin op één adres van al geplaatste leerlingen
                      c. Kinderen van medewerkers van De Zonnewende
                      d. Kinderen van medewerkers van De Berkel en Vrijeschool Zutphen VO
                      e. Kinderen uit de aan de school verbonden peutergroep, De Morgenzon
                       f. Kinderen die verhuizen vanuit een andere vrijeschool.
10. Als een kind bij zowel De Zonnewende als ook De Berkel is geregistreerd en op beide
      scholen kan instromen worden ouders/verzorgers gevraagd om een keuze te maken.
      Een tussentijdse overstap naar de andere school is alleen mogelijk bij zwaarwegende
      redenen en in overleg met de schoolleiders van beide scholen.

Onze volledige registratie- en plaatsingsprocedure kleuters ziet er als volgt uit:

Stap 1: Meld u aan voor een informatie uur via: administratie@vrijeschoolzupthen.nl
Stap 2: Bezoek een informatie uur als uw kind tussen de 2,5 en 3 jaar oud is.
              De informatiemiddag worden georganiseerd in oktober en april (zie de website
              voor actuele data)
Stap 3: Laat uw kind registreren door een mail te sturen naar
              aanmelden@vrijeschooldezonnewende.nl . Dit kan vanaf het moment dat uw kind
              2,5 jaar oud is. Registeren kan tot moment van plaatsing voor 1 november en 1 mei.
Stap 4: De school maakt bekend in mei of november of het kind geplaatst kan worden.
Stap 5: Mail van kleuterleerkracht met uitnodiging voor aannamegesprek als kind 3,5 jaar
               is.
Stap 6: Aannamegesprek: een maand voordat het kind 4 wordt.
Stap 7: Bezoek kleuterklas: ouder samen met kind 2 weken voordat het kind gaat starten.
Stap 8: Ouders en school komen overeen of het kind definitief geplaatst kan worden
Stap 9: Kind is definitief ingeschreven, na invullen en ondertekenen inschrijfformulier.
Stap 10: Kind kan starten vanaf 4 jaar en wennen door opbouw van aantal schooldagen.

2. LOTINGSPROCEDURE

Er moet worden geloot wanneer er sprake is van meer registraties dan beschikbare plaatsen voor één van de groepen (cohort 1: oktober-maart en cohort 2: april-september).
Wanneer loting nodig is, verrichten we die twee keer per jaar; in mei en in november. In de eerste week na de meivakantie, dan wel in de eerste week van november krijgt u bericht met daarin de uitslag van de loting. Indien er op de school van uw keuze geen beschikbare plaats meer is, dan kunt u uw kind op de wachtlijst laten plaatsen. Wanneer u ervoor kiest om uw kind op Vrijeschool de Berkel te plaatsen, dan wordt uw kind bij ons van de wachtlijst verwijderd.
In mei wordt jaarlijks de wachtlijst opgeschoond. Ouders die hun kind op de wachtlijst hebben laten plaatsen, worden benaderd met de vraag of dit nog steeds gewenst is. Bij geen reactie binnen twee weken wordt het kind van de wachtlijst verwijderd.

3. PLAATSINGSPROCEDURE ZIJ-INSTROMERS

Leerlingen die gedurende hun schoolloopbaan veranderen van basisschool noemen we zij- instromers. Wanneer u interesse heeft in onze school neemt u contact op met de administratie van onze school via administratie@vrijeschoolzutphen.nl om te informeren of er plek is. Als er plek is wordt u gebeld door de aannamecoördinator, die u informatie geeft over ons onderwijs en de aannameprocedure.
Bij het besluit om verder te gaan in de aannameprocedure wordt de informatie van de ouders, de informatie van de school van herkomst en de ervaring van de nieuwe leerkracht n.a.v. het meelopen in de klas meegenomen.
In alle gevallen is de intern begeleider betrokken bij de aanname van zij- instromers om de vraag te beantwoorden of het aanbod van de school past bij de onderwijsbehoefte van uw kind.

Onze volledige zij-instroomprocedure ziet er als volgt uit:
Stap 1: Kennismakingsgesprek op school tussen ouders en aannamecoördinator.
Stap 2: Wanneer ouders, kind(eren) en school verder willen onderzoeken of een overstap
              succesvol zou kunnen zijn, treedt onze intern begeleider in contact met de huidige
              school voor het delen van het dossier van de leerling(en), uiteraard na
              toestemming van de ouders om contact op te nemen met de huidige school.
Stap 3: Intern overleg. Wij overleggen binnen het team met de intern begeleider en de
              leerkracht of wij kunnen bieden wat de leerling nodig heeft in het onderwijs. We
              kunnen besluiten om een start Ondersteunings Team (OT) bespreking in te zetten
              om dit verder te onderzoeken bij complexere situaties of bijvoorbeeld een
              specifieke ondersteunings- of onderwijsbehoefte. Wanneer de school na dit
              overleg moet besluiten dat zij niet kan bieden wat de leerling nodig heeft, zal er
              samen met externe deskundigen van het samenwerkingsverband worden gekeken
              naar een passende school in de omgeving.
Stap 4: Bij een positief advies voor overstap vanuit het overleg bij stap 3, zetten we 2 tot 5
               meeloopdagen in op onze school in de betreffende klas.
Stap 5: Wanneer deze dagen voor beide partijen positief zijn verlopen, besluiten we om
              over te gaan tot aanname.
Stap 6: Kind is definitief ingeschreven na invullen, ondertekenen en retourneren
               inschrijfformulier.

We werken met een wachtlijst. Als er een plaats beschikbaar is, plaatst de school eerst de kinderen met voorrang die in aanmerking komen.
Bij voorrang worden kinderen geplaatst in deze volgorde:
                           a. Broers en zussen van al geplaatste leerlingen
                           b. Kinderen in het huisgezin op één adres van al geplaatste leerlingen
                           c. Kinderen van medewerkers van De Zonnewende
                           d. Kinderen van medewerkers van De Berkel en Vrijeschool Zutphen VO
                           e. Kinderen die verhuizen vanuit een andere vrijeschool

Indien er meerdere kinderen met voorrang zijn wordt er geloot onder de kinderen van de betreffende voorrangscategorie.
Mochten er geen kinderen met voorrang zijn wordt er geloot onder alle kinderen die in aanmerking komen.
In mei wordt jaarlijks de wachtlijst opgeschoond. Ouders/verzorgers die hun kind op de wachtlijst hebben laten plaatsen, worden benaderd met de vraag of dit nog steeds gewenst is. Bij geen reactie binnen twee weken wordt het kind van de wachtlijst afgehaald.
Als kinderen bij zowel Vrije School de Zonnewende alsook bij Vrijeschool de Berkel op de wachtlijst staan en op een van beide scholen kunnen starten worden ze bij de andere school van de wachtlijst afgehaald. Een tussentijdse overstap naar de andere school is dan alleen nog mogelijk bij zwaarwegende redenen en in overleg met de schoolleiders van beide scholen.